Każdy pracownik musi posiadać pisemną umowę o pracę. Dotyczy to wszystkich stosunków pracy, zarówno tych zawartych na czas nieokreślony, jak i określony. Nie ma wyjątków od tej zasady. To na pracodawcy spoczywa obowiązek sporządzenia pisemnej umowy o pracę.
Umowa o pracę
Poprawna i przejrzysta umowa (kontrakt) o pracę jest ważna dla uniknięcia konfliktów dotyczących umów i warunków obowiązujących w pracy.
Pracownicy mają prawo uzyskać pomoc ze strony męża zaufania lub innego przedstawiciela pracowników, zarówno w zakresie opracowania umowy o pracę, jak i wprowadzania do niej zmian.
Nowe wymogi obowiązujące od 1 lipca 2024 r.
1 lipca 2024 r. weszły w życie nowe wymogi dotyczące informacji, które musi zawierać umowa o pracę. Zmiany te mają na celu poprawę bezpieczeństwa pracowników i wzmocnienie ich praw poprzez zapewnienie bardziej przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy.
W jakim terminie musi być gotowa umowa o pracę?
Dla stosunków pracy trwających ponad miesiąc, umowa musi być gotowa i podpisana w jak najszybszym terminie, najpóźniej zaś w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia stosunku pracy (wcześniej dopuszczalny był termin jednego miesiąca).
Dla stosunków pracy trwających krócej niż miesiąc, pisemna umowa o pracę musi być przygotowana najpóźniej w dniu rozpoczęcia stosunku pracy. To samo dotyczy sytuacji, w których firma wynajmuje pracownika objętego umową o pracę.
Poniższe zapisy dotyczą umów o pracę zawartych i podpisanych przed zmianą ustawy dnia 1 lipca 2024 r.:
-
Czy w stosunku pracy nastąpiły zmiany, które nie mają związku ze zmianami wprowadzonymi do § 14-6 kodeksu pracy? Dla przykładu, czy zwiększyła się część etatu pracownika, uzyskał on nowy tytuł lub przydzielono mu inne obowiązki w pracy? W takiej sytuacji umowę o pracę należy zaktualizować najpóźniej w dniu, w którym zmiany zaczynają obowiązywać. Zob. § 14-8 kodeksu pracy.
-
Czy w stosunku pracy nie nastąpiły żadne zmiany? W takiej sytuacji umowę o pracę należy zaktualizować tylko na prośbę pracownika. Pracodawca musi wówczas zaktualizować umowę w ciągu dwóch miesięcy. Zob. ustawę o zmianach kodeksu pracy oraz część III ustawy o pracownikach urzędów państwowych (lovdata.no).
Co musi zawierać umowa o pracę?
Umowa o pracę musi zawierać informacje o okolicznościach, które mają istotne znaczenie dla stosunku pracy. Od 1 lipca 2024 r. w treści umowy muszą się znaleźć przynajmniej następujące informacje:
Umowa o pracę musi zawierać:
- imię i nazwisko (nazwę) i numer organizacyjny (tożsamość) pracodawcy/firmy,
- imię i nazwisko pracownika,
- nazwę miejsca pracy lub biura.
Czy pracownik będzie miał różne miejsca pracy?
Jeśli pracownik nie będzie wykonywał pracy w stałym lub głównym miejscu pracy, umowa o pracę musi precyzować, że pracownik wykonuje pracę w różnych miejscach lub ma swobodę określania swojego miejsca pracy.
Dotyczy to na przykład sytuacji, w których pracownik wykonuje pracę za pośrednictwem platform cyfrowych, pracę zdalną itp. Należy wówczas wskazać siedzibę firmy lub ewentualnie adres pracodawcy.
Jeśli pracownik w całości bądź po części będzie pracował w domu lub za granicą, pracodawca i pracownik muszą zawrzeć pisemną umowę w tym zakresie. Umowa ta stanowi dodatek do standardowej umowy o pracę.
Umowa o pracę musi zawierać opis pracy.
Ewentualnie umowa może informować, w jakim charakterze jest zatrudniony pracownik i podawać tytuł, stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy.
Umowa musi zawierać informacje na temat następujących kwestii lub ich opis
- data rozpoczęcia stosunku pracy,
- czy umowa jest zawierana na czas określony bądź nieokreślony,
- ewentualny okres próbny,
- opis systemu czasu pracy i wymiar dziennego i tygodniowego czasu pracy,
- długość i rozkład ustalonego czasu pracy w ciągu dnia i tygodnia,
- długość przerw w trakcie pracy.
Czy obowiązuje szczególny system czasu pracy?
Jeśli na stanowisku obowiązuje szczególny system czasu pracy, umowa musi o tym informować. Dotyczy to na przykład systemu czasu pracy zgodnego z zasadami:
- równoważnego czasu pracy,
- elastycznego czasu pracy, zmniejszonego wymiaru czasu pracy lub innego dostosowania czasu pracy,
- wyjątków od przepisów dotyczących czasu pracy dla stanowisk kierowniczych i szczególnie niezależnych.
Czy stosunek pracy został zawarty na czas określony?
W przypadku stosunku pracy na czas określony:
- umowa o pracę musi informować o spodziewanej długości stosunku pracy (spodziewanej dacie jego rozpoczęcia i zakończenia) oraz wskazywać podstawę zatrudnienia na czas określony,
- okres próbny nie może być dłuższy niż połowa okresu zatrudnienia pracownika.
Czy czas pracy jest zmienny bądź nieregularny?
Jeśli dzienny lub tygodniowy wymiar czasu pracy jest zmienny, umowa musi o tym informować. Ta zasada obowiązuje, jeśli praca odbywa się na przykład w różnych okresach w roku, w nieregularnie rozproszone dni lub jeśli tygodniowy wymiar czasu pracy jest zmienny.
Umowa o pracę musi również pozwalać wyliczyć, kiedy pracownik ma pracować.
Umowa może na przykład:
- określać konkretne daty wykonywania pracy,
- odwoływać się do planu pracy, pokazującego, kiedy należy wykonywać pracę,
- określać uśredniony czas pracy w podanym okresie (np. średnio 30 godzin w tygodniu w ciągu miesiąca).
W jaki sposób można wprowadzać zmiany do rozkładu czasu pracy zmianowej i planu pracy?
Umowa o pracę musi zawierać informacje na temat:
- tego, kiedy i w jaki sposób można wprowadzać zmiany do rozkładu czasu pracy zmianowej w ramach planu pracy,
- płatności za pracę wykraczającą poza ustalony czas pracy bądź plan pracy.
Umowa może spełnić ten wymóg, odwołując się do ustaw, rozporządzeń lub układów zbiorowych pracy.
Jeśli pracownik ma odbyć okres próbny, umowa musi precyzować długość tego okresu. Zazwyczaj okres próbny może trwać maksymalnie sześć miesięcy.
W stosunkach pracy na czas określony, okres próbny nigdy nie może być dłuższy niż połowa okresu zatrudnienia.
Umowa o pracę musi zawierać informacje na temat:
- prawa pracownika do urlopu,
- prawa pracownika do świadczenia urlopowego i jego wypłaty,
- zasad dotyczących ustalania terminu urlopu.
Umowa o pracę musi zawierać informacje na temat:
- obowiązującego lub ustalonego wynagrodzenia przy rozpoczęciu stosunku pracy,
- sposobu wypłaty (ew. numeru rachunku), zob. § 14-15 ust. 2 kodeksu pracy,
- daty wypłaty wynagrodzenia,
- ewentualnych dodatków i innych świadczeń, które nie są ujęte w wynagrodzeniu, takich jak wpłaty na fundusze emerytalne, zwrot kosztów wyżywienia, dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych i w nocy.
Należy wyszczególnić osobno różne dodatki i świadczenia ujęte w wynagrodzeniu.
Umowa o pracę musi informować o okresach wypowiedzenia, obowiązujących zarówno pracownika, jak i pracodawcę.
Musi też informować, w jaki sposób pracodawca i pracownik mają zakończyć stosunek pracy zgodnie z § 15-4 kodeksu pracy. Proszę zwrócić uwagę, że ustawa nakłada na pracodawcę więcej wymogów formalnych w związku z wypowiedzeniem niż na pracownika.
Jeśli pracodawcą jest agencja zatrudnienia, a pracownik jest wynajmowany najemcy, to umowa musi zawierać zarejestrowaną nazwę najemcy. Informacja ta może zostać ewentualnie podana w załączniku lub aneksie do umowy, gdy tylko znana będzie nazwa najemcy.
Tożsamość najemcy należy podać zarówno w momencie rozpoczęcia stosunku pracy jak i przy zmianie podmiotu najmującego w trakcie stosunku pracy.
Umowa musi zawierać informacje o prawie do rozwoju kompetencji, który ewentualnie oferuje pracodawca.
Umowa musi określać tylko zakres szkoleń i ogólną politykę dotyczącą szkoleń i rozwoju kompetencji. Nie musi zawierać szczegółowych informacji ani wykazu oferowanych szkoleń czy informacji o podstawowym szkoleniu, które odbywa się w ramach wszystkich stosunków pracy.
Umowa musi zawierać informacje o świadczeniach, które pracodawca opłaca w całości lub częściowo. Musi również podawać nazwy instytucji, do których wpływają wpłaty ze strony pracodawcy. Przykładem są świadczenia emerytalne, świadczenia z tytułu choroby oraz ubezpieczenia grupowe.
Pracodawca nie musi opisywać wszystkich szczegółów i warunków, ale może powołać się na obowiązujące ustawy, rozporządzenia lub układy zbiorowe.
Umowa o pracę musi zawierać informacje na temat ewentualnych układów zbiorowych regulujących stosunek pracy.
Jeśli układ zbiorowy zawarły strony poza firmą, umowa o pracę musi zawierać informacje o tym, kim są strony układu zbiorowego.
Zob. wymogi minimalne do zawartości pisemnej umowy o pracę, podane w § 14-6 kodeksu pracy.
Umowa o pracę musi spełniać ustawowe wymogi
Nie można zawrzeć umowy niezgodnej z prawem. Umowa nie może na przykład zawierać krótszego okresu wypowiedzenia, niż na to pozwala kodeks pracy.
Jeśli umowa o pracę zawiera informacje i warunki niezgodne z zasadami określonymi w kodeksie pracy lub przepisach prawa pracy, umowa nie będzie ważna w tych obszarach. Ta zasada obowiązuje nawet, jeśli umowa została podpisana zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Inne zapisy umowy pozostaną jednak ważne.
W razie niezgodności między treścią umowy a wymogami minimalnymi określonymi w ustawie, obowiązuje ustawa.
Umowa o pracę musi mieć formę pisemną
To na pracodawcy spoczywa obowiązek sporządzenia wzoru pisemnej umowy o pracę. Według ustawy o zobowiązaniach umownych i zawieraniu umów, umowa ustna jest równoważna pisemnej. Umowa ustna może jednak okazać się problematyczna w razie zaistnienia sporu na co faktycznie i czy w ogóle się umówiono.
Umowę pisemną powinien podpisać zarówno pracodawca, jak i pracownik. Podpisy dowodzą, że strony zgodziły się co do treści umowy. Zalecamy zatem, aby obie strony postawiły parafki na każdej stronie umowy o pracę. Potwierdzi to, że strony zgadzają się co do treści zamieszczonych na każdej stronie umowy.
Niepodpisana umowa o pracę nie staje się automatycznie nieważna.
Zob. wymogi dotyczące pisemnej umowy o pracę, podane w § 14-5 kodeksu pracy.
Jakie działania może podjąć Arbeidstilsynet?
Arbeidstilsynet może pokierować zarówno pracodawców, jak i pracowników w zakresie minimalnych wymogów dotyczących treści umowy o pracę. Jeśli wymogi te nie są spełnione, Arbeidstilsynet może wydać nakaz sporządzenia umowy o pracę zgodnej z wymogami ustawowymi.
Postanowienia prywatnoprawne w umowie o pracę zazwyczaj wykraczają poza jurysdykcję Arbeidstilsynet. Prywatnoprawny charakter danego postanowienia oznacza w tym kontekście, że jest to sprawa między pracodawcą a pracownikiem i ewentualne spory w tym zakresie musi rozstrzygnąć sąd powszechny.
Innymi słowy, Arbeidstilsynet nie może pomóc w interpretacji treści umowy ani ocenić warunków konkretnej umowy o pracę. Jeśli potrzebują Państwo pomocy w ocenie treści konkretnej umowy o pracę, muszą się Państwo zwrócić do związku zawodowego lub adwokata.