Skriftlig instruks (arbeidsinstruks)

• håndtering av asbestholdig materiale og vern mot støv med asbestfiber (forskrift om utførelse av arbeid § 4-6)
• montering, demontering, endring og kontroll av stillas (forskrift om utførelse av arbeid § 17-8)
• manuell høytrykksspyling med trykk over 250 bar (forskrift om utførelse av arbeid § 20-1)
• gravearbeid dypere enn 1,25 meter (forskrift om utførelse av arbeid § 21-5)
• arbeid med driftskontroll og sikkerhetsovervåking (forskrift om utførelse av arbeid § 24-7)
• arbeid under vann eller økt omgivende trykk (forskrift om utførelse av arbeid § 26-4)
• bergarbeid (kontroll og sikringsarbeid, forskrift om utførelse av arbeid § 27-5)
• montering og prøving av CO2-anlegg (forskrift om utførelse av arbeid § 28-1)
• ferdsel i områder med snøskredfare (forskrift om utførelse av arbeid § 30-4)
• arbeid på eksplosjonsfarlige områder, hvis eksplosjonsverndokumentet krever det (forskrift om helse og sikkerhet i eksplosjonsfarlige atmosfærer § 14)  

Kravet om arbeidsinstruks gjelder ikke kun for de ti arbeidsoppgavene i listen over. Det er arbeidsgivers ansvar å vurdere om arbeidet krever skriftlig instruks. Vurderingen skal baseres på en kartlegging av farer ved utførelse av arbeidet og risikovurdering av disse.

Risikovurderingen kan avdekke behov for en skriftlig instruks som tydeliggjør hvordan arbeid som kan innebære særlig fare for liv eller helse skal utføres, og hvilke sikkerhetstiltak som skal iverksettes for at arbeidet skal være forsvarlig å utføre.

Eksempelvis skjer det mange ulykker i forbindelse med vedlikeholdsarbeid. Det er derfor mange vedlikeholdsoppgaver som kan kreve en skriftlig instruks for hvordan arbeidet skal utføres på en forsvarlig måte. Det kan også være påkrevd med skriftlig instruks når risikoen for volds- og trusselsituasjoner er høyere enn normalt.

Kravet om skriftlig instruks gjelder uavhengig av andre individuelle risikoreduserende tiltak, som for eksempel opplæring og bruk av personlig verneutstyr.

Det betyr at krav om skriftlig instruks kan komme i tillegg til andre tiltak. En skriftlig instruks er med andre ord bare ett av flere forebyggende tiltak i HMS-arbeidet.

Selv om opplæring og gode vernetiltak er iverksatt, må arbeidsgiver alltid utarbeide skriftlig instruks dersom risikoen ved arbeidet vurderes å fortsatt være høyere enn normalt, eller risikoforholdene fortsatt er uvanlige.

Risikoen for skader, ulykker og lignende må likevel først reduseres så mye som mulig gjennom andre forebyggende tiltak, som ikke krever spesielle handlinger eller forholdsregler fra arbeidstakerne. Eksempelvis at arbeidsgiver iverksetter fysiske sikringstiltak på arbeidsplassen.

Dersom arbeidstakerne likevel skal gjøre, eller unnlate å gjøre, spesielle handlinger for at arbeidet som medfører fare skal utføres forsvarlig, må disse beskrives i en skriftlig instruks. Eksempelvis kan den skriftlige instruksen gi føringer for bruk av konkret personlig verneutstyr, eller føringer for å sikre at ingen starter en maskin mens noen utfører vedlikehold på eller i maskina (bruk av «Lås og merk»).  

Arbeidstilsynet anbefaler at instruksen har en tydelig tittel som viser at det er en skriftlig instruks, og at tittelen tydeliggjør hvilket arbeid instruksen gjelder for. Eksempelvis «Skriftlig instruks for håndtering av asbestholdig materiale».

Instruksen trenger ikke å være stedsspesifikk, men den må passe forholdene på det aktuelle arbeidsstedet. Dette kan eksempelvis være at en viss type vedlikehold av kjøretøy ikke skal utføres dersom underlaget kjøretøyet står på har for stor helning, eller hvordan asbestholdig materiale skal håndteres for å unngå spredning av asbeststøv.

For at en instruks skal oppfylle sin hensikt, må den være tilgjengelig på en måte som er forståelig for alle som skal følge den. Dette kan bety at instruksen må

• oversettes til flere språk
• henges opp eller gjøres lett tilgjengelig på arbeidsplassen

Arbeidsmiljøloven har regler om

• nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon for arbeidstakerne
• skriftlig instruks (arbeidsinstruks)

Forskjellen mellom disse to er følgende:

• Reglene om instruksjon for arbeidstakerne gjelder mer alminnelige krav om opplæring innenfor det arbeidsfeltet som arbeidstakeren skal arbeide. Slike instruksjoner kan gis muntlig.
• Reglene om skriftlig instruks (arbeidsinstruks) gjelder når risikoen ved arbeidet er høyere enn normalt. Slike instrukser må være skriftlig. Hvis arbeidsoppgavene fremstår som særlig farlige for liv og helse, vil krav om skriftlig instruks komme i tillegg til det alminnelige kravet om opplæring, øvelse og instruksjon.  

Både skriftlig instruks og skriftlig rutine er dokumenterte beskrivelser av hvordan arbeid skal utføres. Begge skal også etterleves.

En skriftlig instruks kan tolkes som en “strengere” føring for hvordan arbeid skal utføres. Blant annet fordi det er krav til at instruksen skal inneholde beskrivelse av hvordan arbeidet skal utføres, og hvilke sikkerhetstiltak som skal følges.  

En skriftlig instruks og en bruksanvisning til arbeidsutstyr er to ulike dokumenter. Begge skal bidra til å redusere risikoen for skader, ulykker og helsefarer. 

De som skal både bruke og vedlikeholde arbeidsutstyr, bør følge bruksanvisningen til arbeidsutstyret. Bruksanvisningen skal bidra til sikker og forsvarlig bruk.

Avvik fra bruksanvisningen vil som oftest stille strenge krav til arbeidsgivers risikovurdering, og eventuelle risikoreduserende tiltak, for å ivareta sikkerheten.

Dersom avvik fra bruksanvisning medfører særlig fare for liv eller helse, er det krav om en skriftlig instruks. Den skal beskrive hvordan arbeid som ikke dekkes av bruksanvisningen skal utføres for å ivareta sikkerheten.