Spørsmål og svar til rollen som verneombud

Arbeidsgiver har plikt til å gi den enkelte arbeidstaker mulighet til å medvirke i prosesser og beslutninger som gjelder egen arbeidsplass. Medvirkning er viktig for hvordan tiltakene blir gjennomført og for motivasjon hos de ansatte. Verneombud og arbeidsmiljøutvalget (AMU) har formelle roller som skal sikre slik medvirkning. AMU som virksomhetens øverste rådgivende organ i HMS-relaterte spørsmål har en viktig rolle i omstillingsprosesser, og skal sikre at omstillingsprosess blir risikovurdert i sin helhet, og at de enkelte forslag til endringer risikovurderes før beslutninger tas. I virksomheter som ikke har et AMU, faller ansvaret for å ivareta disse oppgavene på verneombudet.

Arbeidsmiljøloven krever at «under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø».

1. januar ble det presisert i loven at verneombudets oppgaver omfatter arbeidstakernes psykososiale arbeidsmiljø. Selv om verneombudet allerede har ansvar for både det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet, viser Arbeidstilsynets erfaringer at det psykososiale forholdene på arbeidsplassen ofte blir nedprioritert. Derfor ble det behov for å presisere verneombudets rolle på dette området i regelverket. Disse endringene betyr ikke at verneombudet får flere oppgaver enn før, men at det blir tydeligere hva som forventes av dem når det gjelder det psykososiale arbeidsmiljøet. Det er også viktig å presisere at det er fortsatt arbeidsgivers ansvar å sørge for et trygt og godt psykososialt arbeidsmiljø.

Arbeidsgiver må blant annet sørge for at arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas, at arbeidstakerne ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden, og at arbeidstaker så langt det er mulig skal beskyttes mot vold og trusler på arbeidsplassen.

For å styrke arbeidet mot vold og trakassering, må verneombudet blant annet få opplæring i håndtering av vold og trakassering på arbeidsplassen. Opplæringen skal gi verneombudene kunnskap til å gjennomføre en enkel risikovurdering av fysiske, psykososiale og organisatoriske forhold i arbeidsmiljøet, samt gjøre dem i stand til å identifisere faktorer som fremmer eller hemmer et godt psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø. Verneombudet skal også ha kjennskap til hvordan håndtere og forebygge konflikter, stress, mobbing, trakassering, vold og trusler.

Arbeidstakere er pliktig til å melde fra til arbeidsgiveren eller verneombudet dersom det oppdages diskriminering eller trakassering på arbeidsplassen. Dersom denne meldingen gis til verneombudet, vil verneombudet ha en plikt til å ta opp forholdet med arbeidsgiveren. Det er ikke omstridt at den type arbeidsmiljøproblemer etter omstendighetene kan medføre «ulykkes- eller helsefare». For eksempel vil det kunne oppstå ulykker som følge av konsentrasjons- eller kommunikasjonssvikt, men også helsefare dersom den som utsettes for diskrimineringen eller mobbingen, blir psykisk syk og for eksempel går med tanker om å ta sitt eget liv.

I situasjoner som angår diskriminering eller trakassering, må verneombudet tilpasse bruken av sin varslingsplikt. Selv om loven sier at verneombudet skal varsle arbeidstakerne på stedet, betyr ikke dette nødvendigvis at verneombudet er pålagt å informere alle arbeidstakere direkte i slike saker. I stedet kan det være mer hensiktsmessig å involvere arbeidsgiveren direkte, da dette kan sikre at saken blir håndtert på en mer konfidensiell og profesjonell måte. Verneombudet kan gi arbeidsgiveren nødvendig informasjon og be om at tiltak blir iverksatt for å løse problemet. På denne måten sikrer man at arbeidsgiveren tar ansvar for å adressere diskriminerende eller trakasserende atferd på arbeidsplassen, samtidig som man ivaretar hensynet til konfidensialitet og personvern.

Siden trakassering kan ha betydning for arbeidsmiljøet, skal verneombudet bli orientert om slike saker. Verneombudet skal også tas med på råd (medvirke) når arbeidsgiver planlegger og gjennomfører tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. Når trakasseringssaker blir behandlet, kan verneombudet passe på at saken blir fulgt opp ifølge retningslinjene, og vurdere om saken får eller har fått konsekvenser for arbeidsmiljøet.
Verneombudet må generelt være forsiktig med å opptre som representant for enkeltpersoner. Å ta en slik rolle kan komme i konflikt med verneombudets rolle som representant for alle arbeidstakere i saker som gjelder arbeidsmiljøet.

Det er arbeidsgiverens plikt å ta verneombudet med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet og vernearbeidet som foregår i virksomheten. Arbeidsgiveren bør derfor sørge for at verneombudet har mulighet til å uttale seg når saker som har betydning for arbeidsmiljøet i verneombudets verneområde skal behandles.

Arbeidsgiveren må også sørge for at verneombudet holdes oppdatert om systemene som brukes i planleggingen og gjennomføringen av arbeidet. Dette inkluderer ikke bare å gi informasjon, men også å tilby tilstrekkelig opplæring slik at verneombudet kan forstå og bidra til utformingen av disse systemene. Verneombudet skal ha en aktiv rolle i risikovurdering før igangsettelse av arbeid, slik at potensielle farer kan identifiseres og håndteres på en effektiv måte.

Verneombudet har en særlig rolle i arbeidet med å lage et velfungerende internkontrollsystem. Av hensyn til internkontrollsystemets kvalitet, og dessuten arbeidstakernes muligheter til å påvirke eget arbeidsmiljø, er det viktig at arbeidstakerne selv deltar i utviklingen og oppfølgingen av dette systemet. Det å bidra til utvikling og oppfølging av internkontrollsystemer er en særlig viktig og sentral oppgave for verneombudets arbeid. Verneombudet skal delta på alle stadier i arbeidet med internkontrollsystemet og kan selv ta initiativ på flere stadier.

Når det gjelder hjemmearbeidende, plikter verneombudet også å medvirke til at arbeidsmiljøforholdene for arbeidstakerne er en del av virksomhetens internkontrollsystem, selv om verneombudet har ikke tilgang til arbeidstakers hjemmearbeidsplass uten særskilt avtale. Det er imidlertid som alltid arbeidsgiver som har det overordnede ansvaret for arbeidsmiljøet, men verneombudet skal varsle arbeidsgiver dersom hjemmearbeid ikke er tatt inn i internkontrollsystemet.

Har virksomheten din AMU?
Virksomheter med minst 30 ansatte, eller i virksomheter med 10-30 ansatte når en av partene i virksomheten krever det, skal ha et arbeidsmiljøutvalg (AMU). Arbeidsgiver utpeker sine representanter i utvalget. En representant fra øverste ledelse i virksomheten skal alltid være med i AMU.

Arbeidstakernes representanter velges normalt ved flertallsvalg. Hovedverneombudet skal være en av representantene for de ansatte. Er det bare ett verneombud ved virksomheten, skal det være medlem av utvalget.

Om virksomheten har flere verneombud, så bør arbeidsgiveren sørge for at verneombud har mulighet til å uttale seg når arbeidsmiljøutvalget skal behandle saker som har betydning for arbeidsmiljøet i verneombudets verneområde. Ønsker AMU medlemmer foreta befaringer i virksomheten for å kartlegge og vurdere behovet for verne- og miljøtiltak, bør verneombud delta i en slik befaring.

Arbeidsgiver skal tilrettelegge, slik at verneombudet får den tiden som nødvendig for å utføre vernearbeidet på en forsvarlig måte. Hva som er «nødvendig tid», er opp til verneombudene selv å avgjøre. Det forutsettes at verneombudet i utgangspunktet selv må vurdere hvor mye tid som er nødvendig, men at det kan også inngås må kunne treffes nærmere avtaler om dette innenfor den enkelte virksomhet.

Oppgavene skal i utgangspunktet utføres innenfor vanlig arbeidstid. Det bør skilles mellom arbeid av mer rutinepreget art og arbeid i akutte situasjoner. Førstnevnte type arbeid, for eksempel møtevirksomhet, vernerunder, administrativt arbeid mv., bør foregå til faste tider i den alminnelige arbeidstiden. Tidspunktene bør diskuteres med nærmeste overordnede, slik at dette kan koordineres med verneombudets ordinære arbeidsoppgaver.

Hovedverneombudet bør også ha faste tider som er avsatt til vernearbeid. I store virksomheter hvor det er andre tillitsvalgte som utfører sine verv på heltid, bør det vurderes om ikke også hovedverneombudet bør arbeide heltid med vernearbeidet. Hvor mye tid hovedverneombudet skal avsette, må i alle tilfeller vurderes konkret. I vurderingen vil momenter som virksomhetens størrelse, type arbeidsmiljøproblemer virksomheten står overfor og forholdene for øvrig være styrende.

Vernearbeid utover den alminnelige arbeidstid skal begrenses til det ytterst nødvendige og skal aldri gjennomføres som noen fast ordning. Dersom det oppstår uforutsette situasjoner, for eksempel arbeidsulykker, må det gis rom for at verneombudet eller representanten forlater arbeidsstedet umiddelbart.

Ved uenighet mellom arbeidsgiveren og verneombudet om hva som er «nødvendig tid», kan spørsmålet tas opp i arbeidsmiljøutvalget, eventuelt kan Arbeidstilsynet dras inn som en rådgivende instans.

Verneombudet skal ikke representere enkeltpersoner i personalsaker. Verneombudet skal ivareta alle arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Det gjelder også kravene til arbeidsmiljøet, for eksempel organisering, tilrettelegging og ledelse, samt mellommenneskelige forhold som kontakt med andre og trakassering.

Arbeidsgiver har plikt til å holde verneombudet orientert om arbeidsmiljøsituasjonen i virksomheten, slik at verneombudet kan ivareta sin overvåkingsplikt.

Verneombudet bør bli orientert om at et forhold er under behandling, uavhengig av arbeidsgivers vurdering av hvilken type sak det er. Hvis involverte arbeidstakere ønsker å ha verneombudet med, så kan verneombudet også være til stede i behandling av en sak. Det er viktig å presisere at verneombudet skal ikke o pptre som støtteperson for en arbeidstaker i en personalsak, fordi dette kan innebære en rollekonflikt med det å være et verneombud for alle. Verneombudet bør heller ikke ta seg av behandlingen av saken – det er arbeidsgivers ansvar. Verneombudets rolle er å opptre som en nøytral part som sikrer at retningslinjene følges for alle parter involvert, samtidig som de vurderer om saken kan ha betydning for arbeidsmiljøet som helhet. Verneombudet har taushetsplikt om blant annet personlige forhold som verneombudet får kjennskap til gjennom vervet.

Når et verneombud står overfor en sak som berører nære kolleger, kan det være vanskelig for verneombudet å opprettholde nøytraliteten og objektiviteten. I slike tilfeller kan det være fornuftig å involvere Hovedverneombudet (HVO), hvis virksomheten har en slik rolle.

Verneombudet bør nøye vurdere hvilke opplysninger som omfattes av taushetsplikten, hvem denne plikten gjelder overfor, samt hvordan den balanseres opp mot hensynet til arbeidsmiljøet, og verneombudets varslingsplikt.

Verneombudets taushetsplikt er ikke en universell regel som gjelder uavhengig av situasjonen. Den omhandler spesifikke typer sensitive opplysninger som er beskyttet av annen lovgivning, for eksempel personvernloven og markedsføringsloven. Dette innebærer at verneombudet må være oppmerksomt på hvilke lover og regler som gjelder for ulike typer informasjon og hvordan disse påvirker taushetsplikten. Verneombud og hovedverneombud har generell taushetsplikt om opplysninger de får i forbindelse med vervet om

• opplysninger av privat karakter
• opplysninger som andre kan utnytte i egen næringsvirksomhet. Dette kan for eksempel opplysninger om være tekniske innretninger, produksjonsmetoder, forretningsmessige analyser og beregninger eller forretningshemmeligheter

Taushetsplikten innebærer blant annet at verneombud og hovedverneombud ikke kan diskutere eller bringe videre informasjon som faller innenfor taushetsplikten, med mindre den det gjelder gir verneombudet lov til dette.

Samtidig må verneombudet være bevisst sin rolle i ivaretakelse av arbeidsmiljøet. Det kan være nødvendig å oppheve taushetsplikten for å forhindre farlige eller uheldige forhold på arbeidsplassen, samt å støtte ansatte som opplever utfordringer knyttet til arbeidsmiljøet. Her må en avveining foretas mellom å opprettholde taushetsplikten og å ta nødvendige skritt for å sikre et trygt og sunt arbeidsmiljø.

Det er viktig å understreke at arbeidstakere kan ikke fritt pålegge verneombud taushetsplikt. Verneombudet trenger nødvendig handlingsfrihet for å ivareta arbeidsmiljø i virksomheten og utføre sin rolle og på en forsvarlig måte. Det kan imidlertid sikres adgangen til anonym varsling (enten gjennom verneombudet, tillitsvalgte eller andre ansattes representanter) gjennom bedriftsinterne varslingsrutiner.

Taushetsplikten kan oppheves dersom det er nødvendig å gi informasjonen videre internt for å unngå ulykkes- eller helsefare i virksomheten. Verneombudet og hovedverneombudet har ikke taushetsplikt overfor arbeidsgiver ved saker som kan få alvorlige konsekvenser for arbeidsmiljøet, som ved

• fare for liv og helse
• trakassering og diskriminering
• skade og sykdom

Verneombudet må være klar over sin plikt til å varsle dersom det oppstår forhold som kan true arbeidstakernes helse, sikkerhet eller velferd på arbeidsplassen. Dette kan innebære å rapportere om brudd på regelverk, farlige situasjoner eller andre forhold som krever oppmerksomhet.

Verneombudets særlige varslingsplikt ved farlige forhold gjelder både overfor arbeidstakerne på stedet og overfor arbeidsgiveren. Det er viktig å huske på at varsling skal skje på en forsvarlig måte som ivaretar både varslerens og andre berørte parters rettigheter.

I utgangspunktet skal verneombudet overlate til arbeidsgiveren å rette på forhold som kan medføre ulykkes- eller helsefare, men også verneombudet selv kan gripe inn dersom vedkommende kan avverge faren uten arbeidsgiverens medvirkning. Arbeidsgiveren er pliktig å gi verneombudet svar på henvendelser om forhold som medfører ulykkes- eller helsefare, verneombudet er på sin side pliktig å underrette Arbeidstilsynet eller AMU hvis det ikke innen rimelig tid er tatt hensyn til meldingen.

Derfor er det viktig for verneombudet å kunne navigere på en balansert måte mellom hensynet til taushetsplikt, arbeidsmiljøhensyn og varslingsplikt. Dette innebærer å utvise skjønn og god dømmekraft i ulike situasjoner, slik at man kan ivareta både sin rolle, ansattes rettigheter og arbeidsmiljø i virksomheten på best mulig måte.

Arbeidsgiveren har plikt til å holde verneombudet orientert om arbeidsmiljøsituasjonen i virksomheten, blant annet opplysninger om rapporter eller målinger som er foretatt av sakkyndige både i og utenfor virksomheten. Dersom arbeidsgiveren ikke overleverer opplysninger om disse forholdene på eget initiativ, vil verneombudet kunne kreve at denne informasjonen blir utlevert. Verneombudet skal også ha adgang til arbeidsgiverens register over yrkesrelaterte personskader og sykdomstilfeller ved virksomheten. Verneombudet skal gjennomgå rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker, yrkeshygieniske undersøkelser og medvirke til at årsakene klarlegges og at arbeidsgiveren treffer tiltak for å hindre gjentakelser.

I virksomheter som ikke har arbeidsmiljøutvalg, skal verneombudet også bidra til at årsaken til yrkessykdommer og arbeidsulykker blir kartlagt, og dessuten se til at arbeidsgiveren sikrer nødvendige tiltak for å hindre at det skjer igjen.

Verneombudet skal delta på eventuelle inspeksjoner i Arbeidstilsynets regi. I større virksomheter vil tilsynsinspeksjoner foregå ved at hovedverneombudet følger med Arbeidstilsynets inspektør under hele inspeksjonen, og at man tar kontakt med det enkelte verneombud når man inspiserer innenfor vedkommende sitt verneområde. Verneombudet kan kreve at også andre representanter for arbeidstakerne deltar under tilsynet.

Ved meldte tilsyn sender vi virksomheten en «melding om tilsyn» i et brev. Brevet gir informasjon om hva som er hensikten med tilsynet og hva tilsynet vil ha fokus på. Brevet forteller også hvilken dokumentasjon virksomheten skal sende oss på forhånd eller legge frem i tilsynet. I brevet sier vi hvem som skal delta i tilsynet. Som et minimum vil Arbeidstilsynet møte arbeidsgiver og verneombud, men tilsynet kan også involvere arbeidstakere enkeltvis eller i gruppe. Arbeidstilsynet oppfordrer arbeidsgivere til å dele melding om tilsyn med verneombudet.

Verneombudet skal gjøres kjent med pålegg og andre enkeltvedtak som Arbeidstilsynet treffer. I praksis informeres det ved at kopi av pålegget sendes verneombudet, eventuelt også tillitsvalgte. Der det ikke er verneombud, sendes kopien til tillitsvalgt, eventuelt til en annen representant for arbeidstakerne.