Krav til gulvareal
Gulvarealet til hver enkelt arbeidsplass skal være så stort at det gir tilstrekkelig fri plass til gode og varierte arbeidsstillinger og bevegelser, normalt minst 6 m². Plassen skal sikre at arbeidet og bruken av arbeidsutstyr ikke er farlig for sikkerhet og helse.
Arbeidsplassen og arbeidslokalene skal
- ha tilfredsstillende velferdsmessig standard
- være utformet og innredet med sikte på den virksomheten og de arbeidsplassene som skal finnes i lokalet
- være dimensjonert og tilpasset arbeidsoppgavene og den enkelte arbeidstakeren
- gjøre det mulig å arbeide rasjonelt og effektivt – både på egen hånd og sammen med andre
- gi mulighet til fortrolige samtaler
- gi mulighet til å skjerme seg for konsentrasjon eller hvile
Før dere velger kontorløsning, må dere vurdere om og hvordan ulike løsninger passer de konkrete arbeidsoppgavene, arbeidsformen og menneskene som arbeider der, og hvordan de ulike løsningene kan påvirke helsen til arbeidstakerne.
Kontorløsningen skal
- sørge for at arbeidet ikke går ut over helsen og sikkerheten til de ansatte
- være tilpasset det arbeidet som skal utføres på arbeidsplassen
- være tilpasset arbeidstakerne og deres behov
- ta høyde for særskilte risikoforhold på arbeidsplassen
Ved åpne kontorløsninger er hovedregelen at det må finnes mange nok stillerom og møterom. Disse rommene skal erstatte den muligheten som cellekontor gir til uforstyrrede samtaler, møter og arbeid som lett blir en utfordring i kontorlandskap.
I tillegg skal hver enkelt arbeidsplass innredes og utformes slik at arbeidstakerne unngår uheldige fysiske og psykiske belastninger. Dette betyr at dersom én eller flere arbeidstakere ikke fungerer i en åpen kontorløsning, har arbeidsgiver plikt til å legge forholdene til rette for dem.
Hver kontorarbeidsplass skal ha minimum 6 m2 gulvareal. Kravet er basert på kunnskap om det arealet hver arbeidstaker minst må ha for å få tilstrekkelig personlig rom rundt seg, og dermed tilfredsstille grunnleggende krav til arbeidsmiljøet.
Kravet gjelder både enkeltkontor, felleskontor og åpent kontorlandskap, og det gjelder også lærerkontorarbeidsplasser.
Arealer for fellesfunksjoner, som atkomst, fellesarealer og gangarealer, skal som hovedregel ikke tas med i beregningen. I arbeidsrom med inntil åtte arbeidsplasser, kan gangarealet inne i arbeidsrommet likevel regnes med. I arbeidsrom med skråtak skal ikke areal med romhøyde mindre enn 2,2 m tas med i beregningen av areal per arbeidsplass.
Dersom hver enkelt arbeidsplass har et gulvareal på minst 6 m², vil Arbeidstilsynet som hovedregel vurdere løsningen som fullt forsvarlig.
Ved sambruk må hver enkelt arbeidsplass tilfredsstille arealkravet, og kan brukes av flere arbeidstakere til ulike tidspunkt. For eksempel vil et arbeidsrom på 18 m2 kunne inneholde 3 arbeidsplasser à 6 m2, men brukes av 6 arbeidstakere til ulike tider.
Slik kan sambruk (ikke samtidig bruk) av arbeidsplasser kan være en løsning som bidrar til å oppfylle arealkravet. Samtidig stiller denne kontorløsningen høyere krav til organisering for å fungere godt, for eksempel (mer) areal til stillerom, cellekontor, møterom og tilrettelegging.
Arealnormen er ikke et absolutt ytelseskrav (løsningskrav). Vi kan også vurdere at løsninger som innebærer mindre avvik fra normen på 6 m2, kan tilfredsstille kravene i lov og forskrift. Dette forutsetter at virksomheten kompenserer arealavviket med andre tiltak, slik at arbeidsmiljøet samlet sett fremstår som fullt forsvarlig.
Eksempler på kompenserende tiltak:
- sosiale soner med direkte tilgang fra arbeidsplassen
- ekstra god tilgang til møterom/ stillerom
- at arbeidsplassene som hovedregel ikke skal brukes samtidig
De kompenserende tiltakene må strekke seg lenger enn lovkravene
Kompenserende tiltak må strekke seg lenger enn kravene i lov og forskrift. Det vil si at vi ikke vil betrakte tiltak som følger direkte av lov og/eller forskrift, som kompenserende tiltak.
Kompenserende tiltak må være faglig begrunnet
Kontorløsninger med gulvareal som er mindre enn 6 m2, må være faglig begrunnet. Søknaden om Arbeidstilsynets samtykke må redegjøre og dokumentere hvordan løsningen likevel oppfyller kravet til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
Det avgjørende er om arbeidstakeren kan gjøre arbeidsoppgavene sine innenfor det gitte arealet uten at han eller hun blir utsatt for helseskadelig belastning.
Arbeidstakerne må medvirke i planleggingen
Hvis søknaden om samtykke presenterer løsninger som avviker fra hovedregelen, skal den dokumentere at arbeidstakerne som skal arbeide i lokalene, har medvirket i prosessen. Det vil som minstekrav si at arbeidstakerne er gjort kjent med hva som er gjeldende arealnorm og hvilke prinsipper som ligger til grunn for beregningen, men at virksomheten likevel ønsker en annen løsning.
Arbeidstakerne skal medvirke i planleggingen
Kompenserende tiltak og medvirkning gir ingen garanti for godkjenning
Selv om dere har gjort godt rede for både forsvarligheten av løsningen dere har valgt og som avviker fra arealnormen, og for arbeidstakernes medvirkning, gir ikke dette noen garanti for at Arbeidstilsynet kan godta avviket.