Leietakere som er arbeidsgivere, skal bli involvert i planleggingen og få mulighet til å uttale seg når et arbeidsbygg skal bygges eller endres. Det samme gjelder hvis leietaker er en franchise-virksomhet. Her er kravene og mal for dokumentasjon av medvirkningen.
Leietakere som er arbeidsgivere, skal medvirke i planleggingen
Når gjelder dokumentasjonskravet?
Hvis arbeidsbygget har leietakere som er arbeidsgivere, er tiltakshaver og leietaker ulike virksomheter. Da skal arbeidsgivere som er leietakere, bli involvert i planene og få mulighet til å uttale seg. Dette er vanlig ved for eksempel ved utleiebygg, der tiltakshaver skal leie ut lokaler til én eller flere arbeidsgivere.
Det er tiltakshaver som skal sørge for – og dokumentere – medvirkningen.
Krav til dokumentasjonen
Dokumentasjonen skal være vedlegg til samtykkesøknaden og skal
- være skriftlig
- bekrefte reell deltakelse i prosessen
- gjerne beskrive hvordan medvirkningsprosessen har foregått
- inneholde eventuelle merknader, kommentarer eller innsigelser til planene
- være signert av dem som har medvirket i søkeprosessen
Bruk våre maler eller egne dokumenter
Dere kan
- enten: legg ved relevante dokumenter som dere allerede har, for eksempel møtereferater
- eller: bruk Arbeidstilsynets mal, der leietakerne (som arbeidsgivere) bekrefter medvirkningen:
Malene er låst for redigering, og det er bare svarfeltene som er åpne for utfylling. Vi anbefaler at du bruker enten Adobe Reader eller en nettleser med full støtte for PDF-filer når du fyller ut.
Hvis du bruker en Apple-enhet (for eksempel en Mac), bør du bruke noe annet enn Preview-programmet. Grunnen er at Preview ikke har full støtte for PDF, og du kan få trøbbel med å åpne malen.
Dersom du har problemer med å laste ned eller fylle ut, kan du få hjelp av Signform, som har programmert malene: info@signform.no.
Det er også mulig å skrive ut malen og fylle ut for hånd.
Leietakerne skal medvirke
Det er tiltakshavers ansvar for å sørge for at leietakere som er arbeidsgivere, får medvirke i arbeidet med de bygningsmessige planene for arbeidsbygget.
For utleiebygg er det utleieren som er tiltakshaver. Da er tiltakshaver og arbeidsgiver ulike virksomheter, og tiltakshaver/utleier skal sørge for at både leietaker (som arbeidsgiver) og arbeidstakerne i leietakervirksomheten, medvirker.
Hvis tiltaket skal leies ut til flere virksomheter, skal utleier sørge for at arbeidsgiverne og arbeidstakerne i alle leietakervirksomhetene medvirker. Det samme gjelder dersom tiltakshaver skal overdra eller overføre bygget til én eller flere arbeidsgivere etter at bygget er ferdigstilt.
Ved franchise o.l. gjelder det samme som ved utleie. Det vil si at tiltakshaver må sørge for at både franchisetaker og arbeidstakere i franchise-virksomheten medvirker.
Hvis tiltaket er et utleiebygg der leietaker(ne) ikke er kjent på søknadstidspunktet, kan Arbeidstilsynet gi samtykke med vilkår.
Da må tiltakshaver sende inn oppdaterte planer og dokumentasjon på medvirkning når tiltaket er detaljprosjektert og leietaker/leietakerne er kjent.
Det samme gjelder hvis tiltakshaver skal overdra eller overføre bygget etter at det er ferdigstilt og framtidige arbeidsgiver(e) ikke er kjent på søknadstidspunktet.
Medvirkningen skal gjelde bygnings- og utstyrsmessige løsninger
Medvirkningen i søkeprosessen skal gjelde de bygnings- og utstyrsmessige løsningene i det nye eller endrede arbeidsbygget.
Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) i byggefasen, eller i driftsfasen når bygget er tatt i bruk, er ikke en del av søknadsbehandlingen.
Ta utgangspunkt i de preaksepterte løsningene
Vi anbefaler at medvirkningen tar utgangspunkt i Arbeidstilsynets preaksepterte (forhåndsgodkjente) løsninger. Skjemaet for egenerklæring gir en systematisk oversikt over disse kravene, og beskriver løsninger som vi har forhåndsgodkjent og som vil få Arbeidstilsynets samtykke.
Ved å bruke skjemaet kan de som skal medvirke
- bli kjent med hvilke krav som er aktuelle for bygget, lokalet eller installasjonen
- hvilke løsninger som er preaksepterte (forhåndsgodkjente) for disse kravene
- vurdere om planene avviker fra de preaksepterte løsningene
- få mulighet til å kommentere planer som avviker fra de preaksepterte løsningene
Last ned skjema for egenerklæring med de preaksepterte løsningene