Slik saksbehandler vi søknader om Arbeidstilsynets samtykke

Dere kan få automatisk samtykke samme dag som dere søker. Det forutsetter at dere

• søker via en av de digitale søkeløsningene
• fyller ut og signerer egenerklæringen
• dokumenterer fullt ut (med vedlegg) at dere planlegger med de preaksepterte (forhåndsgodkjente) løsningene i egenerklæringen

Vi må saksbehandle alle søknader som ikke oppfyller kravene til å få automatisk samtykke.

Disse søknadene får alltid saksbehandlingstid: 

Digitale søknader med andre løsninger enn de preaksepterte

Selv om dere søker digitalt, får søknaden behandlingstid

• hvis dere ikke kan erklære at planene oppfyller kravene i de preaksepterte (forhåndsgodkjente) løsningene i skjemaet for egenerklæring
• hvis dere ikke kan dokumentere at planene oppfyller kravene til preaksepterte løsninger, i vedlegg til søknaden

Digitale søknader får uansett kortere saksbehandlingstid enn søknader på byggblankett 5177.

Søknader på byggblankett 5177

Søknader vi mottar via eDialog eller vanlig post, får alltid ventetid og behandlingstid.

Dere får likevel kortest ventetid

• når søknaden har løsninger om samsvarer med de preaksepterte (forhåndsgodkjente) løsningene i egenerklæringen
• når søknaden inneholder alt nødvendig innhold, bekreftelser og dokumentasjon

Søknader som mangler egenerklæring og/eller nødvendig dokumentasjon

Både digitale søknader og søknader på skjema 5177 må ha 

• alt nødvendig innhold, bekreftelser og dokumentasjon
• utfylt og signert egenerklæring
• vedlegg som dokumenterer løsningene

Dersom søknaden er mangelfull eller det mangler vedlegg, vil dere få brev med informasjon om hva som mangler og frist for å sende inn ny dokumentasjon.

Søknader vi må vurdere og saksbehandle, får alltid ventetid før vi starter saksbehandlingen. Det skyldes stor søknadspågang.

• For søknader vi mottar i uke 29 til uke 42, vil det normalt ta 4 uker til vi starter saksbehandlingen.

Ventetiden over forutsetter at dere har lagt ved all nødvendig dokumentasjon. Hvis søknaden er mangelfull eller mangler vedlegg, vil dere få brev i Altinn med informasjon om hva som mangler og frist for å sende inn ny dokumentasjon.

Vær oppmerksom på at vi ikke kan ferdigbehandle søknaden før den er komplett.

En ufullstendig søknad gir lengre saksbehandlingstid eller avslag.

Arbeidstilsynet vurderer den dokumentasjonen vi har mottatt. Hvis vi finner ut at søknaden mangler nødvendige opplysninger, eller at planene ikke oppfyller kravene, kan vi avslå søknaden, fatte vedtak om samtykke på bestemte vilkår, eller be om at dere sender oss utfyllende opplysninger.

Som hovedregel ber vi om at dere sender oss dokumentasjonen som mangler og redegjør for de valgte løsningene. Det fører naturlig nok til at saksbehandlingen tar lenger tid.

Merk at saksbehandlingstiden starter først når søknaden er komplett.

Saksbehandlingstiden begynner å løpe først fra den dagen søknaden er komplett. Det vil si fra den dagen søknadsskjemaet er fullstendig utfylt og vi har mottatt alle nødvendige beskrivelser og vedlegg.

Dersom søknaden er ufullstendig, vil vi gi dere en frist for å sende oss opplysningene som mangler. Dette gjelder både digitale søknader og søknader på byggblankett 5177, og det gir lenger saksbehandlingstid.

Vi ber om flere opplysninger hvis søknaden for eksempel

• mangler grunnleggende informasjon
• mangler målsatte tegninger
• mangler egenerklæring
• mangler dokumentasjon på ventilasjon
• har planer og løsninger som ikke er i samsvar med kravene
• ikke godt nok begrunner og/eller dokumenter hvorfor vi skal akseptere avvik fra kravene

Hva skal søknaden inneholde?

Så langt det er rimelig og mulig, skal de bygnings- og utstyrsmessige løsningene i tiltaket redusere risikoen for arbeidsrelaterte skader og sykdom. Derfor ser vi primært på om tiltaket er planlagt med bygnings- og utstyrsmessige løsninger som er i samsvar med kravene til arbeidsbygg.

Kravene skal bidra til å ivareta arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd.

Eventuell risiko som fortsatt finnes, skal arbeidsgiver redusere gjennom organisatoriske tiltak, det vil si hvordan arbeidet blir organisert, planlagt og gjennomført. Dette kan for eksempel være tiltak som opplæring, rutiner, instrukser og bruk av verneutstyr, men dette skal dere ikke beskrive i søknaden om Arbneidstilsynets samtykke. 

I saksbehandlingen vurderer vi om arbeidslokalene og arbeidsplassene er tilpasset typen arbeid, særlige risikoforhold ved driften og den enkelte arbeidstakers behov.

Arbeidsbygg oppføres vanligvis for å være i bruk i mange år. I løpet av byggets levetid kan bygget bli brukt av mange virksomheter som er organisert på forskjellige måter. Derfor setter vi søkelyset på de fysiske rammene og forutsetningene i et langt perspektiv.

Vi legger normalt ikke avgjørende vekt på hvordan dere planlegger å organisere arbeidet i det ferdige bygget. Organiseringen av arbeidet kan enkelt endres etter at bygget er tatt i bruk, eller hvis andre virksomheter overtar lokalene til samme bruk på et senere tidspunkt.

Etter at dere har fått et automatisk samtykke, kan vi gjøre en manuell kontroll av søknaden og dokumentasjonen dere har sendt inn (etterkontroll). Dette gjør vi normalt innen en måned etter at dere har fått samtykke.

I særlige tilfeller, og hvis en risikovurdering taler for det, kan vi gjennomføre etterkontrollen senere.

Vi vurderer om samtykket er gitt på riktig grunnlag

Ved etterkontroll går en saksbehandler gjennom søknaden og vurderer om det automatiske samtykket er gitt på korrekt grunnlag. Dersom vi finner avvik, vil vi be om at dere sender oss reviderte planer og opplysninger.

Hvis vi finner ut at søknaden som ga automatisk samtykke, mangler opplysninger eller dokumentasjon, kan vi gjøre om vedtaket til et

• vedtak om samtykke med vilkår, eller
• vedtak om avslag

Det gjør vi dersom dere ikke sender oss dokumentasjon på at kravene er oppfylt.

• Bruk eDialog for å informere oss om endringen(e).
• Oppgi referansenummeret (saksnummeretet) til saken.

Arbeidstilsynet

• tar stilling til de nye opplysningene dere gir oss
• vurderer om endringene ligger innenfor rammen av det samtykket vi har gitt

Hvis endringene ikke ligger innefor rammen av det samtykket dere har fått, må dere sende en ny, komplett søknad.

Hvis dere endrer planene, vil dere fortsatt ha vårt samtykke til de planene vi godkjente først. Dere kan altså fortsatt oppføre tiltaket i samsvar med de første planene.

Arbeidstilsynet forvalter kravene i arbeidsmiljøloven og arbeidsmiljøforskriftene. Når bygget er på planstadiet, behandler vi derfor søknader om Arbeidstilsynets samtykke etter kravene i dette regelverket.

Når bygget er ferdig, kan vi gjøre tilsyn for å se om bygget er oppført eller bygget om i tråd med den godkjente samtykkesøknaden.

Arbeidstilsynet gir generell veiledning

Normalt tar ikke Arbeidstilsynet stilling til konkrete saker før vi har mottatt en komplett søknad. Før den tid gir vi kun generell veiledning om kravene.

Ta kontakt på tlf. 73 19 97 00 dersom dere har behov for generell veiledning om krav til arbeidsmiljøet og Arbeidstilsynets samtykke.

Arbeidstilsynet forvalter ikke kravene i plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter, det er det kommunene som gjør. I tilfeller der regelverkene overlapper, skal tiltakshaver oppfylle kravene i begge regelverkene.

Vi er ikke bundet av kommunale dispensasjoner fra kravene i byggteknisk forskrift (TEK) når regelverkene overlapper. I slike tilfeller foretar vi en selvstendig vurdering basert på det regelverket vi forvalter.

Kommunen har et overordnet koordinerings- og samordningsansvar overfor sektormyndighetene på byggesaksområdet, og kommunen skal ikke gi igangsettingstillatelse før Arbeidstilsynets samtykke er gitt.

Arbeidstilsynet orienterer kommunen om saksbehandlingen vår ved å sende kopi av brevene og vedtakene våre, til kommunene.

Arbeidstilsynets vedtak er et samtykke til de planene og opplysningene som tiltakshaver gir i søknaden for et tiltak eller bygg som skal oppføres. Derfor er samtykket ikke en generell godkjenning av den ferdigstilte bygningen, lokalene, arbeidsplassene eller det fysiske arbeidsmiljøet.

For å sikre at det fysiske arbeidsmiljøet oppfyller kravene i regelverket, kan Arbeidstilsynet kreve at virksomheten gjør egenkontroll, målinger osv. Vi kan også utføre tilsyn og gi tiltakshaver/arbeidsgiver pålegg om å utbedre bygget, selv om vi tidligere har gitt samtykke til planene. 

Det er tiltakshaver/arbeidsgiver som har ansvar for å oppfylle de lov- og forskriftskravene som gjelder, og for at arbeidsmiljøet alltid er fullt forsvarlig.

Søknaden om Arbeidstilsynets samtykke gjelder ikke helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) i forbindelse med selve bygge- og anleggsarbeidet i søknadsbehandlingen.

Dette arbeidet skal dere sende en egen forhåndsmelding om: Forhåndsmelding i bygg og anlegg.