Søk om godkjenning av renholdsvirksomhet

Virksomheter med egne renholdere som kun utfører renholdsarbeid innad i egen virksomhet, skal ikke søke om godkjenning.

Kravet om godkjenning gjelder også for selvstendig næringsdrivende, enten foretaket har ansatte eller ikke.

Dersom det ikke er ansatte i virksomheten, skal virksomheten sende inn søknaden om godkjenning i Altinn uten vedlegg. 

Innehavere av enkeltpersonforetak og deltakere i DA/ANS skal bestille HMS-kort for renhold til seg selv.

Vilkårene som må være oppfylt for å få godkjenning er gitt i forskrift om godkjenning av renholdsvirksomheter § 5.

I søknaden må dere dokumentere at dere oppfyller disse vilkårene.  

Hvis det blir gjort endringer i kravene til godkjenning, vil godkjente renholdsvirksomheter også ha plikt til å oppfylle disse kravene. Det er særlig viktig at godkjente renholdsvirksomheter oppjusterer lønnssatsene sine når det fastsettes nye allmenngjøringsforskrifter for renhold. Arbeidstilsynet kan innhente dokumentasjon på at eventuelle nye vilkår er oppfylt.  

Tilgang og fullmakter i Altinn

Enkelttjenesten til dette skjemaet heter: Søknad om godkjenning av renholdsvirksomhet

Motta post

For å motta post og se svar fra oss må du ha følgende tilgangspakke:

• Ordinær post til virksomheten

Fylle ut og sende inn skjemaet

For å fylle ut og sende inn dette skjemaet, må du ha en rolle i Enhetsregisteret. Alternativt må du ha fullmakt til enten enkelttjenesten eller en av disse tilgangspakkene:

• Starte, endre og avvikle virksomhet
• Tjenester NUF

Se hvordan du kan få fullmakt i Altinn (altinn.no)

I en overgangsperiode kan du bruke skjemaet hvis du allerede har en av disse rollene fra gamle Altinn:

• Post/arkiv
• Utfyller/Innsender

  Les mer om tilganger til Arbeidstilsynets skjema i Altinn  

Virksomheter med ansatte må dokumentere at de oppfyller kravene til godkjenning og må derfor legge ved dokumentasjon på at de

• er tilknyttet godkjent bedriftshelsetjeneste
• oppfyller kravene til vernetjeneste, det vil si til verneombud og arbeidsmiljøutvalg
• har skriftlige arbeidsavtaler for alle grupper av ansatte i tråd med arbeidsmiljølovens krav til innhold i arbeidsavtaler
• oppfyller kravene i forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for renholdsvirksomheter
• har en forsikringsordning som sikrer arbeidstakerne økonomisk kompensasjon i tilfelle yrkesskade

Se nærmere beskrivelse av krav til vedleggene nedenfor. 

Ikke krav om vedlegg for virksomheter uten ansatte

Virksomheter som ikke har ansatte, skal sende inn søknaden uten vedlegg (dokumentasjon).

Der det er aktuelt, må virksomheten sørge for å oppfylle registreringsplikter i 

• Enhetsregisteret (brreg.no)
• Foretaksregisteret (brreg.no)
• Mva-registeret – Merverdiavgiftsregisteret (skatteetaten.no)
• Aa-registetret – Arbeidstaker- og arbeidsgiverregisteret (nav.no)

Dersom det er aktuelt, må virksomheten også oppfylle eventuell rapporteringsplikt til Oppdrags- og arbeidsforholdsregister (skatteetaten.no). 

Bemanningsforetak som driver utleie av arbeidstakere til renholdsoppdrag, må være godkjent og oppført i Arbeidstilsynets oversikt over godkjente bemanningsforetak.

I skjemaet må du oppgi hvem som er kontaktperson for søknaden.

Legg inn 

• navn
• telefonnummer
• e-postadresse

I skjemaet må du oppgi om virksomheten som søker er arbeidsgiver. Du må oppgi om virksomheten deres har ansatt renholdere. 

Hvis dere har ansatte, må du oppgi det totale antallet ansatte i virksomheten – både renholdere og andre ansatte.

Merk at en innehaver av et enkeltpersonforetak eller ektefelle av innehaveren, ikke regnes som ansatt. Aksjonær i et aksjeselskap regnes heller ikke som ansatt.

Alle ansatte som skal arbeide med renhold, skal ha HMS-kort fra Arbeidstilsynet.

I søknaden må dere oppgi hvor mange renholdere dere skal bestille HMS-kort til.

Alle renholdsvirksomheter som har ansatte skal knytte til seg en godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) se arbeidsmiljøloven § 3-3 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 13-1.

Du må i søknaden oppgi organisasjonsnummeret til BHT-en og du må legge ved

• kopi av kontrakten med bedriftshelsetjenesten
  • navnet og organisasjonsnummeret til bedriftshelsetjenesten må være synlig
• kopi av samarbeidsplan eller sist betalte faktura (må vise at fakturaen er betalt)

Dere må oppfylle kravene om å ha verneombud og arbeidsmiljøutvalg:

• Virksomheter med 5 eller flere arbeidstakere må ha verneombud.
• Virksomheter med færre enn 5 arbeidstakere kan avtale en annen ordning.
• Virksomheter med minst 30 arbeidstakere skal ha et arbeidsmiljøutvalg (AMU).

Avhengig av hvor mange arbeidstakere dere har, må du

• oppgi om dere har verneombud
  • legg i så fall ved et dokument med kontaktinformasjon til verneombudet eller hovedverneombudet (navn og e-post) 
• oppgi om dere i stedet har en avtale om annen ordning enn verneombud
  • kun mulig ved færre enn 5 arbeidstakere
  • legg i så fall ved en kopi av avtalen om annen ordning (avtalen må være signert av alle arbeidstakere)
• oppgi om dere har arbeidsmiljøutvalg (AMU)
  • legg ved en kopi av møteinnkalling eller en oversikt over deltakere fra det siste møtet i arbeidsmiljøutvalget
  • kopien må vise navn på deltakerne og dato for møtet
  • dokumentet må være på norsk eller engelsk

Alle arbeidstakere skal ha skriftlige arbeidsavtaler. Hvis dere har ansatte må du legge ved én arbeidsavtale per gruppe arbeidstakere (for eksempel heltidsansatte, deltidsansatte og midlertidig ansatte). 

Arbeidsavtalene må være utfylt, signert og de må oppfylle minstekravet til innhold i arbeidsavtaler.  

Les mer om hva en arbeidsavtale skal inneholde 

Du må i søknadsskjemaet også bekrefte at dere oppfyller minstekravet til innhold i de skriftlige arbeidsavtalene deres.

Renholdsvirksomheter må oppfylle kravene til allmenngjort lønn (minstelønn) for renholdsvirksomheter, og dekning av utgifter og arbeidstøy.

Du må i søknaden oppgi minste timelønnssats for

• renholdere under 18 år
• renholdere over 18 år

I tillegg må du oppgi nattillegget for

•  renholdere som eventuelt jobber mellom kl. 21:00 og 06:00

Du må dokumentere lønnen ved å legge ved lønnslipper som viser timelønnssats.

Har dere fastlønn, må du også legge ved en utregning til timesats, slik at det er tydelig hva arbeidstakeren har i timelønn.

Se forskrift om delvis allmenngjøring av tariffavtale for renholdsvirksomheter

For å bli godkjent må dere ha en forsikringsordning som sikrer arbeidstakere økonomisk kompensasjon ved skade eller sykdom som skyldes arbeidet. Dette gjelder kun for virksomheter som har ansatte.

Du må i søknaden oppgi:

• navn på forsikringsselskapet
• polisenummer eller forsikringsnummer

Du må legge ved kopi av den siden i forsikringsbeviset som viser at dere har en aktiv yrkesskadeforsikring eller personalforsikring. Siden må vise forsikringsperiode og navnet på virksomheten deres.

Les mer om plikten til å ha en yrkeskadeforsikring

I skjemaet må du oppgi hvem som er kontaktperson for søknaden.

Legg inn 

• navn
• telefonnummer
• e-postadresse

I søknaden må dere oppgi hvor mange dere skal bestille HMS-kort til. 

Kravet om HMS-kort gjelder for de som skal utføre renholdsarbeid og gjelder også  

• innehaver eller daglig leder av virksomheten 
• innehaver av enkeltpersonforetak uten ansatte
• ektefelle til innehaver av enkeltpersonforetak (hvis ektefellen utfører renhold)

Alle arbeidstakere som utfører renholdsarbeid i virksomheter som tilbyr renholdstjenester, skal ha HMS-kort. Kravet gjelder også for

• innehaver eller daglig leder av virksomheten
• alle som driver alene (enkeltpersonforetak som ikke sysselsetter arbeidstakere)
  • ektefelle til innehaver av enkeltpersonsforetak
• deltakere i et ansvarlig selskap (ANS/DA)

Virksomheter som leier ut arbeidstakere for å utføre renholdsarbeid i virksomheter som tilbyr renholdstjenester, må bestille HMS-kort for renhold til sine arbeidstakere.

Det er arbeidsgiver som bestiller HMS-kort til sine arbeidstakere.

Innehaver av enkeltpersonforetak bestiller for seg selv og eventuelt for ektefelle som utfører renholdsarbeid for foretaket. Deltakere i et ansvarlig selskap (ANS/DA) bestiller også for seg selv.

Virksomheter som har søkt om godkjenning, vil få beskjed om når de kan begynne å bestille HMS-kort.

Bestill HMS-kort (hmskort.no)

Tieto utsteder HMS-kortene på vegne av Arbeidstilsynet. 

Les mer om HMS-kort for renholdsbransjen (hmskort.no)

Dere får svar på søknaden i Altinn (altinn.no).

Dere får vedtak om godkjenning innen 1–8 uker hvis dere har

• lagt ved riktig dokumentasjon som viser at dere oppfyller kravene i forskriften
• oppdatert informasjon om virksomheten i offentlige registre (som for eksempel riktig antall ansatte)
• bestilt HMS-kort

Hvis det er mangler i søknaden, kan saksbehandlingstiden bli lengre. Dere vil få brev fra Arbeidstilsynet om mangler i søknaden og dere vil få en frist for å rette opp i forholdet og sende inn ny dokumentasjon.

Midlertidig godkjenning mens Arbeidstilsynet behandler søknaden 

Når Arbeidstilsynet begynner å behandle søknaden, vil dere få en midlertidig godkjenning. Dere får da statusen «Søknad under behandling» i renholdsregisteret, og dere kan lovlig tilby renholdstjenester fram til søknaden er ferdigbehandlet. 

Når dere er klarert til å bestille HMS-kort, vil dere få statusen «HMS-kortbestilling under behandling» i renholdsregisteret. Dere får et brev fra Arbeidstilsynet i Altinn om at dere kan bestille HMS-kort. 

Dere vil få vedtaket om godkjenning som renholdsvirksomhet etter at dere har fullført HMS-kort-bestillingen.

Dette er svarene dere kan få på søknaden

Arbeidstilsynet går gjennom søknaden og gjør vedtak om dere får godkjenning til å tilby renholdstjenester. 

Dere kan få disse svarene på søknaden:

• godkjenning
• avslag

Dette skjer dersom dere blir godkjent

Dersom dere fyller vilkårene for godkjenning, vil dere

• få søknaden godkjent
• få status som «Godkjent med ansatte» eller «Godkjent uten ansatte» i renholdsregisteret

Virksomheter som er klarert for HMS-kort-bestilling, får vedtak om godkjenning så snart virksomheten fullfører HMS-kort-bestillingen for alle arbeidstakere eller innehaver selv.

Dette skjer dersom dere får avslag

Dersom dere ikke oppfyller vilkårene for godkjenning, vil dere

• få avslått søknaden
• få status som «Ikke godkjent» i renholdsregisteret

Det er ulovlig å selge renholdstjenester hvis dere ikke er godkjent.

Hvis søknaden blir avslått, vil avslaget forklare hva som er grunnen til dette. Dere kan utbedre manglende opplysninger eller dokumentasjon, og deretter søke på nytt.

Klage

Avslag er enkeltvedtak som dere kan klage på. Da gjelder vanlige saksbehandlingsregler. Klagefristen er 3 uker. Les mer om klage

Arbeidstilsynet kan kontrollere at dere fyller vilkårene for godkjenning. Dersom vilkårene ikke lenger er oppfylte, kan vi trekke tilbake godkjenningen. Dere vil da få statusen «Ikke godkjent» i i renholdsregisteret.

Vi kan også komme på tilsyn. Tilsynet kan enten være meldt på forhånd eller det kan være uanmeldt.

Registeret viser virksomheter som er lovlige. De har disse statusene i oversikten:

• Godkjent med ansatte
• Godkjent uten ansatte
• Søknad til behandling (midlertidig godkjenning mens Arbeidstilsynet behandler søknaden)
• HMS-kortbestilling under behandling (midlertidig godkjenning mens virksomheten bestiller HMS-kort) 

Registeret vil også vise virksomheter som er ulovlige. De har statusen

• Ikke godkjent

Får dere avslag på søknaden, får dere status som «Ikke godkjent». Da er det ulovlig for dere å selge renholdstjenester.

Noe av informasjonen dere fyller inn når dere søker om godkjenning, blir offentliggjort i renholdsregisteret.

Registeret vil inneholde

• navn på virksomheten
• organisasjonsnummer
• adresse
• telefonnummer
• lenke til nettsiden deres

Denne informasjonen blir hentet fra Brønnøysundregistrene. 

Trenger dere å oppdatere informasjonen, må dere gjøre det hos Brønnøysundregistrene (brreg.no).

Bekreft hvert år at dere oppfyller kravene

Virksomheter som har fått godkjenning, skal hvert år bekrefte at de fremdeles oppfyller kravene til godkjenning. Dette gjør dere ved å sende inn en årlig melding i Altinn.

Dere må sende inn en årlig melding uten dokumentasjon for å fortsette å stå i renholdsregisteret. Da kan dere fortsatt lovlig tilby renholdstjenester.

Når er fristen for å sende årlig melding?

Fristen for å sende inn en årlig melding er ett år fra dere har fått vedtak om godkjenning. 

Dere får brev fra oss om hvilken frist som gjelder for dere og når dere skal sende inn en årlig melding.

Hva skjer hvis dere ikke sender inn årlig melding?

Hvis dere ikke sender inn en årlig melding innen fristen, kan vi tilbakekalle godkjenningen. Da får dere statusen som «ulovlig – ikke godkjent» i oversikten og dere kan ikke lenger lovlig tilby renholdstjenester.

Dokumenter at dere oppfyller kravene hvert tredje år

Hvert tredje år må dere også legge ved oppdatert dokumentasjon som viser at dere fortsatt fyller kravene til godkjenning (utvidet årlig melding med dokumentasjon). Dere får brev fra oss om hvilken frist som gjelder for dere og når dere skal sende inn dokumentasjonen.

Legg ved dokumentasjon hvert tredje år

Godkjente renholdsvirksomheter med ansatte må hvert tredje år også legge ved oppdatert dokumentasjon i den årlige meldingen (utvidet årlig melding med dokumentasjon). Dokumentasjonen skal vise at de fortsatt oppfyller kravene til godkjenning.

Godkjente renholdsvirksomheter uten ansatte skal ikke legge ved dokumentasjon.

Innsending og frist

Dere får et digitalt brev i Altinn fra Arbeidstilsynet med hvilken frist for innsending som gjelder for deres virksomhet, og hvilken dokumentasjon dere skal legge ved i den utvidede årlige meldingen. 

Dere må sende inn den utvidede årlige melding innen fristen, hvis ikke kan vi tilbakekalle godkjenningen deres.