Kontakt
Arbeidstilsynet bruker e-post og telefon som ein del av det daglege arbeidet for å utføre dei lovpålagde oppgåvene vi har etter arbeidsmiljølova og forvaltningslova. Relevante opplysningar som kjem fram gjennom telefonsamtalar og e-postutveksling, og som er ein del av ei saksbehandling, blir journalførte. Desse opplysningane blir behandla slik du kan lese om i avsnittet «Saksbehandling og arkiv».
Medarbeidarane i Arbeidstilsynet bruker i tillegg e-post i alminneleg dialog med interne og eksterne kontaktar. Når ein medarbeidar sluttar, blir e-postkontoen hennar/hans sletta, men enkelte relevante e-postar vil normalt bli overførte til kollegaer.
Vi gjer merksam på at vanleg e-post normalt er ukryptert. Vi oppmodar deg derfor til ikkje å sende teiepliktige, sensitive eller andre fortrulege opplysningar via e-post.
Telefonnummer blir logga i telefonsentralen til leverandøren (Telia). Loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet og blir nytta som grunnlag for statistikk på aggregert nivå.
Loggen blir sletta etter 90 dagar.
Tilsette vil ha oversikt over dei siste anropa på telefonane sine i ein app frå Phonero.
Det er inga anna systematisk registrering av telefonsamtalar der innringaren kan identifiserast. Telefonsamtalar til rettleiingstenesta vår blir talde i anonym form.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillèt oss å behandle opplysningar som er nødvendige for å vareta ei rettkommen interesse som veg tyngre enn omsynet til den enkelte sine interesser eller grunnleggande rettar og fridommar. Den rettkomne interessa er å kunne følge opp telefonsamtalar og e-post ved behov.
Utanom kontortida vil telefonmeldingar som gjeld ulykker med alvorleg personskade, bli tatt opp som lydfiler. Meldingane blir lagra internt på Arbeidstilsynets server som ei lydfil i ein e-post. Dei er berre tilgjengelege for saksbehandlarar i Arbeidstilsynet som har riktig tilgang, og vil berre bli brukte i saksbehandling av meldinga. Meldingane blir sletta etter 1 veke.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillèt oss å behandle opplysningar som er nødvendige for utøving av offentleg myndigheit, jf. arbeidsmiljølova § 18-5 og forvaltningslova § 11.
Dersom det gjeld særlege kategoriar av personopplysningar, er behandlingsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. arbeidsmiljølova § 18-5 og forvaltningslova § 11
Dersom du ringer oss for å få rettleiing, vil vi lagre telefonnummeret ditt og tidspunktet for samtalen. Sjå avsnittet om telefon.
Vi fører statistikk over temaa vi mottar rettleiingssaker om, for eksempel arbeidstid, og om vi blir kontakta av privatpersonar eller verksemder. Statistikken bruker vi i utvikling av rettleiingsmateriell der det er mest behov for det, og til analyse av trendar. Statistikken blir ført i anonymisert form. Med andre ord skriv vi ikkje ned telefonnummeret, namnet på innringaren eller kva verksemd innringaren eventuelt representerer. Ved å halde tidspunktet for statistikkføring opp mot tidspunktet for samtalen (sjå avsnittet om telefon under) er det teoretisk mogleg i enkelte tilfelle å sjå kva for innringar som har tatt opp kva for tema. Derfor behandlar vi dette som personopplysningar trass i at vi aldri vil utføre ei slik kopling.
Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen av personopplysninger er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Vår berettigede interesse er å vite hvor det er mest behov for veiledning og kartlegge trender.
Svartenesta svarer også på rettleiingsspørsmål per e-post. Formålet med behandling av personopplysningar her er å gi eit rettleiingstilbod til personar som av ulike grunnar ikkje kan ringe oss.
Behandlingsgrunnlaget for denne behandlinga er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillèt oss å behandle opplysningar som er nødvendige for utøving av offentleg myndigheit, jf. jf. arbeidsmiljølova § 18-5 og forvaltningslova § 11.
Dersom det gjeld særlege kategoriar av personopplysningar, er behandlingsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. arbeidsmiljølova § 18-5 og forvaltningslova § 11.
Dersom du kontaktar Servicesenter for utanlandske arbeidstakarar (SUA) kan Arbeidstilsynet ta imot og behandle informasjon som namn, arbeidskontraktar, timelister, lønnsslippar og liknande. I nokre tilfelle vil vi også registrere helseopplysningar og fagforeiningstilhøyrsel.
Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6, 1 a, c og e.
Dette betyr at du enten har gitt samtykke, eller at Arbeidstilsynet behandlar opplysningane for å oppfylle ei rettsleg forplikting eller utøve offentleg myndigheit.
Arbeidsmiljøloven §§ 18-1 og 18-5 gir Arbeidstilsynet høve til å innhente og behandle opplysningar som er nødvendige for å føre tilsyn.
Personvernforordninga artikkel 9 nr. 2 bokstav g
Dersom Arbeidstilsynet behandlar særskilde kategoriar av personopplysningar, er det fordi det er nødvendig av omsyn til viktige allmenne interesser, i dette tilfellet å motvirke arbeidsmiljøkriminalitet eller ta vare på dei grunnleggande rettane til den som er registrert.
Arbeidstilsynet fører eit register over journalistar som tar kontakt med oss. Formålet med registreringa er å gi tilsette som jobbar med pressehandtering oversikt over tematikken vi blir spurde om. Vi treng kontaktinformasjonen for at fleire skal kunne følge opp enkeltspørsmål og for å kunne ta kontakt med journalistar som arbeider med fagfeltet vårt. Kontaktopplysningane til journalistane blir lagra i 5 år.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillèt oss å behandle opplysningar som er nødvendige for å vareta ei rettkommen interesse som veg tyngre enn omsynet til interessene eller dei grunnleggande rettane og fridommane til den enkelte. Den rettkomne interessa er å kommunisere med media på ein effektiv og konsistent måte.