Byggesak – søk om Arbeidstilsynets samtykke

Disse digitale søkeløsningene kan dere bruke

• eByggesøk (ebyggesokproff.no)
• Byggesøknaden (byggesoknaden.no)
• MAKS-søk (arkitektbedriftene.no)
• Holte ByggSøk (holte.no)

Dere må ha avtale med leverandørene for å ha tilgang til løsningene.

Også digitale søknader kan måtte saksbehandles

Dersom dere søker digitalt, men ikke kan erklære og dokumentere at planene oppfyller alle de preaksepterte (forhåndsgodkjente) løsningene som er relevante for tiltaket, må vi vurdere og saksbehandle søknaden. Disse søknadene får derfor saksbehandlingstid.

Digitale søknader får likevel alltid kortere saksbehandlingstid enn søknader vi mottar på byggblankett 5177.

Fordeler ved å søke digitalt

De digitale søkeløsningene

• lar dere jobbe med kommunal søknad og Arbeidstilsynets samtykke i samme søkeløsning
• lar dere fylle ut og laste opp nødvendig dokumentasjon i søkeløsningen
• sikrer at alle opplysninger og vedlegg kommer rett inn i vårt saksbehandlingssystem eByggesak
• sikrer at søknadene er komplette, noe som reduserer saksbehandlingstiden
• inneholder egenerklæringen med Arbeidstilsynets preaksepterte løsninger, som dere må fylle ut og signere
• gir automatisk samtykke dersom dere
  • erklærer at dere har planlagt med preaksepterte (forhåndsgodkjente) løsninger, og
  • dokumenterer dette i vedlegg til søknaden

Har dere ikke tilgang til digital søkeløsning? Fyll ut byggblankett 5177 og send med alle nødvendige vedlegg.

Søk på byggblankett 5177

1. Last ned og fyll ut byggblankett 5177:

• 5177 Last ned på bokmål (pdf-format) (dibk.no)
• 5177n Last ned på nynorsk (pdf-format) (dibk.no)

2. Fyll ut og legg ved dokumentasjonen som må følge søknaden.

3. Send søknaden og vedleggene til Arbeidstilsynet via eDialog eller post.

Slik får dere kortest mulig saksbehandlingstid

Søknader på byggeblankett 5177 må alltid saksbehandles.

Slik blir saksbehandlingstiden kortest mulig:

• Planlegg i tråd med Arbeidstilsynets preaksepterte (forhåndsgodkjente) løsninger.
• Legg ved all nødvendig dokumentasjon.

Slik saksbehandler vi søknader om Arbeidstilsynets samtykke

• hvem som er tiltakshaver og eventuelt ansvarlig søker
• fakturareferanse (hvem som skal motta faktura for gebyret)
• adresse og organisasjonsnummer til tiltakshaver eller ansvarlig søker

• Gårds- og bruksnummer og adressen som identifiserer beliggenheten til tiltaket.
• Gjelder tiltaket eksisterende og/eller fremtidige arbeidsplasser?
• Gjelder tiltaket faste arbeidsplasser og/eller arbeidsplasser som benyttes mer sporadisk?
• Hvilken eller hvilke virksomhet(er) skal bruke tiltaket? Hva er det totale antallet ansatte i hver virksomhet? 
• Skal tiltaket brukes i en begrenset periode? Merk at dersom tiltaket/arbeidsplassen skal brukes mer enn 2 år, regner vi det vanligvis som et varig tiltak der kravene gjelder fullt ut. Slik vurderer og behandler vi midlertidige tiltak.
• Er tiltaket et utleiebygg? 
• Er det på søknadstidspunktet ukjent hvilken eller hvilke virksomheter som skal bruke tiltaket?
  • Hvis kjent: oppgi navn og adresser på leietakerne.
  • Hvis ukjent: dokumenter at de grunnleggende kravene til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø er oppfylt ut fra den planlagte typen næring i bygget.
• Hva er bruksarealet (BRA)? Dette trenger vi for blant annet å kunne beregne gebyret for byggesaksbehandlingen.

Dersom dere søker på byggblankett 5177, må dere legge ved kopi av byggesøknaden til kommunen, for eksempel byggblankett 5174 eller 5153.

Dersom dere søker digitalt og fyller ut søknaden korrekt, trenger dere ikke å legge ved kopi av byggesøknaden til kommunen.

• På overordnet nivå: Beskriv arbeidets art og hva slags aktiviteter og prosesser som skal foregå i bygget når det er ferdigstilt.
• Utdyp: beskriv alle typer arbeid og oppgaver som skal utføres i tiltaket.
• Hvis bygget skal brukes av flere virksomheter, skal dere beskrive arbeidets art, aktiviteter og prosesser for hver enkelt virksomhet.

Det er ikke tilstrekkelig å kun oppgi hovedaktiviteten til virksomheten(e). For eksempel vil en produksjonsbedrift vanligvis ha administrativt personale og innleid renholdspersonale i tillegg til arbeidstakere som jobber i produksjonen. Da må dere også opplyse om disse oppgavene.

Legg ved målsatte tegninger som beskriver avstander og areal (situasjonsplan, plantegninger, snitt-tegninger, fasadetegninger, innredningstegninger osv.).

Redegjør også for eventuelt utvendig areal for varelevering.

Søknaden må innholde Arbeidstilsynets egenerklæring. Her skal tiltakshaver svare på om det planlegges med bygnings- og utstyrsmessige løsninger som er i samsvar med Arbeidstilsynets preaksepterte (forhåndsgodkjente) løsninger.

Egenerklæringen må ha vedlegg som

• enten dokumenterer at planene samsvarer med de preaksepterte løsningene
• eller begrunner hvorfor Arbeidstilsynet skal gi samtykke selv om dere velger andre løsninger

Les mer om preaksepterte løsninger, og last ned egenerklæringen

Dere må dokumentere at kravene til ventilasjonen er oppfylt.

Hvis dere søker digitalt, kan dere dokumentere dette i søkeløsningen.

Hvis dere søker på byggblankett 5177, kan dere bruke Arbeidstilsynets skjema for å dokumentere ventilasjon og inneklima. Bruk det som vedlegg og sjekkliste for eget bruk. 

Skjema for å dokumentere ventilasjon og inneklima

Se veiledning om kravene til inneklima, ventilasjon og luftkvalitet.

Hvis vi skal vurdere om vernet gir grunnlag for unntak fra kravene i arbeidsmiljøregelverket, må søknaden ha opplysninger som bekrefter byggets vernestatus.

Legg derfor ved dokumentasjon på hvilket bygningsmessig vern som gjelder for tiltaket eller bygget.

Eksempler på dokumentasjon på byggets vernestatus

• dokumentasjon fra den aktuelle vernemyndigheten (Riksantikvaren, Fylkeskonservatoren i fylkeskommunen eller kommunen)
• dokumentasjon fra den aktuelle vernemyndigheten, som sier hvilke begrensninger vernet gir for endringer av bygget
• kopi av eventuelle dokumenter som viser tiltakshavers dialog med den aktuelle vernemyndigheten om ulike endringer/tiltak som kan gjøres uten å komme i konflikt med vernet

Vi godtar ikke beskrivelser som ikke er dokumentert av en vernemyndighet.

Søknaden må ha vedlagt dokumentasjon som bekrefter at

• arbeidstakerne har medvirket i planleggingen
• leietakere har medvirket i planleggingen
• bedriftshelsetjenesten har bistått i planleggingen

Hvis kommunen allerede har gjort vedtak i saken, skal dere legge ved kopi av vedtaket.

Legg også ved kopi av eventuelle kommunale eller andre myndigheters dispensasjoner som kan ha betydning for søknaden til Arbeidstilsynet.

Søknaden skal ikke ha andre vedlegg enn dem vi spør etter 

Søknaden skal ikke ha kopi av planer og søknader som ikke er listet opp over. Vi skal dermed ikke ha skal kopi av søknad om ansvarsrett, gjenpart/kvittering for nabovarsel, gjennomføringsplan, boligspesifikasjon eller rekvisisjon av oppmålingsforretning.

Søknaden skal ikke dokumentere organisatoriske tiltak

Søknaden skal ikke beskrive og dokumentere organisatoriske tiltak som kan forebygge sykdom og skader når bygget er tatt i bruk. Eksempler på organisatoriske tiltak er rutiner, arbeidsinstrukser, personlig verneutstyr, opplæring, bemanning og organisering av arbeidet.

Søknaden skal bare beskrive og dokumentere bygnings- og utstyrsmessige løsninger.

Det er unntak fra retten til innsyn dersom saken inneholder opplysninger som er beskyttet av lovpålagt taushetsplikt.

Se offentlighetsloven (lovdata.no)

Følgende opplysninger kan eller skal unntas fra offentlighet på grunn av regler om taushetsplikt:

Opplysninger om noens personlige forhold

Dette omfatter ikke alle opplysninger om enkeltpersoner, men bare personlige opplysninger som det er vanlig at man ønsker å holde for seg selv, f.eks. opplysninger om identifiserbare personers helse eller handicap. Søknader om samtykke inneholder normalt ikke slike opplysninger.

Se forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 (lovdata.no)

Opplysninger om forretningshemmeligheter

Dette gjelder opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter, og drifts- eller forretningsforhold, men bare dersom det kan føre til tapte inntekter hvis opplysningene kommer på avveie.

Se forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2 (lovdata.no)

Opplysninger som vil lette gjennomføring av straffbare handlinger

Loven gjelder særlig opplysninger om bygg som inneholder store verdier, bygg som kan utsettes for sabotasje eller bygg med betydelige sikringstiltak. Opplysninger om ordinære bygg er ikke omfattet.

Se offentlighetsloven § 24 tredje ledd (lovdata.no)

Opplysninger som må holdes tilbake på grunn av nasjonale sikkerhetshensyn eller forsvar av landet

Vi gjør oppmerksom på at noen tiltak i Forsvaret er unntatt fra søknadsplikt etter plan- og bygningsloven § 20-7, og dermed også etter arbeidsmiljøloven § 18-9. Det gjelder

• tiltak der søknaden (med vedlegg) vil inneholde skjermingsverdig informasjon etter sikkerhetsloven §§ 5-2 og 5-3 (lovdata.no)
• tiltak som berører et bygg som Forsvarsdepartementet har utpekt som skjermingsverdig etter sikkerhetsloven § 7-1 (lovdata.no)

Se offentlighetsloven § 21 (lovdata.no)

Kryss av i det digitale søknadsskjemaet dersom dere mener at hele saken eller enkelte dokumenter i saken skal unntas offentlighet.

Begrunn hvorfor dere mener at opplysninger er beskyttet av taushetsplikt og må unntas retten til innsyn, og spesifiser hvilke dokumenter dette gjelder. Vi vil da ta stilling til om saken inneholder opplysninger som ikke kan deles med alle. Vi gir ikke automatisk samtykke til søknaden dersom Arbeidstilsynet må vurdere saken.

Legg ved begrunnelsen som eget vedlegg når dere søker digitalt, eller som vedlegg hvis dere bruker byggblankett 5177 og sender søknaden via eDialog.

Dokumenter som er graderte etter beskyttelsesinstruksen, skal aldri sendes elektronisk til Arbeidstilsynet.

Gjør slik når dere søker:

1. Opplys i søknaden om at planene inneholder graderte dokumenter/opplysninger.
2. Be oss om å ta kontakt slik at vi kan bli enige om hvordan Arbeidstilsynet skal få tilgang til disse opplysningene.

Vi minner om at det er den som utarbeider graderte dokumenter, som er ansvarlig for å påføre dokumentene korrekt gradering.

NB! Hvis dere ikke ber om at saken skal unntas offentlighet, ligger vedtaket åpent i postlistene våre. Det betyr at alle kan lese vedtaket uten å be om innsyn.

Se beskyttelsesinstruksen (lovdata.no)

Søknadsplikten gjelder alle tiltak som er søknadspliktige etter plan- og bygningsloven og som angår arbeidsplasser.

Hvilke bygningsmessige tiltak må dere søke om?

Dere må søke for å vise at dere har planlagt rammene for bygget eller endringene slik at arbeidsmiljøet i virksomheten blir fullt forsvarlig. Det vil blant annet si

• at det fysiske arbeidsmiljøet til de aktuelle arbeidsplassene er kartlagt og vurdert
• at personalrom er på plass
• at kravene i lov og forskrifter blir ivaretatt
• at forholdene for drift og vedlikehold blir fullt forsvarlig

Søknadsprosessen skal bidra til at arbeidsplassene og arbeidslokalene blir tilrettelagt og utformet med utgangspunkt i

• de arbeidsoppgavene som skal gjøres i bygget
• den enkelte arbeidstaker
• særskilte risikoforhold ved driften

Planene og søknaden skal bidra til at bygget eller endringene vil oppfylle kravene om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for å

• bidra til helsefremmende arbeidsplasser i hele byggets levetid
• bidra til at dere kan planlegge for et godt arbeidsmiljø i forkant, framfor å måtte tilpasse bygget i ettertid

Kommunen kan ikke gi igangsettingstillatelse før Arbeidstilsynet har gitt samtykke til planene.

Søknader vi må behandle manuelt, får alltid saksbehandlingstid:

• For søknader vi mottar i uke 29 til uke 42, vil det normalt ta 4 uker til vi starter saksbehandlingen.

Kommunen kan ikke gi igangsettingstillatelse før Arbeidstilsynet har gitt samtykke til planene.

Se hvordan vi saksbehandler søknadene og hva som påvirker saksbehandlingstiden

• Planlegg i samsvar med de preaksepterte løsningene i egenerklæringen.
• Søk digitalt via en av søkeløsningene.
• Legg ved all nødvendig dokumentasjon.

Dersom søknaden er mangelfull eller det mangler vedlegg, vil dere få brev med informasjon om hva som mangler og frist for å sende inn ny dokumentasjon. Dette gjør saksbehandlingstiden lengre.

En ufullstendig søknad gir lengre saksbehandlingstid eller avslag.

Hvis vi finner at søknaden mangler opplysninger, eller at informasjonen ikke oppfyller kravene, kan vi avslå søknaden, fatte vedtak om samtykke på bestemte vilkår, eller be om ytterligere redegjørelse og dokumentasjon.

Som hovedregel ber vi om at søker sender oss dokumentasjonen som mangler og redegjør for de valgte løsningene.

Det fører naturlig nok til at saksbehandlingen tar lenger tid. Merk at forvaltningslovens regler om saksbehandlingstid først løper når søknaden er komplett.

Søknaden om Arbeidstilsynets samtykke må dokumentere at tiltaket oppfyller generelle og spesifikke krav som regelverket stiller til fysisk arbeidsmiljø.

Kravene henger sammen med type arbeidsplass og arbeidsoppgaver.

Se kravene til bygningsmessige løsninger i arbeidsbygg og arbeidslokaler

Arbeidstilsynets vedtak er et samtykke til de planene og opplysningene som foreligger på søknadstidspunktet. Merk at samtykket ikke er en generell godkjenning av bygningen, arbeidsplassene eller det fysiske arbeidsmiljøet.

For å sikre at det fysiske arbeidsmiljøet oppfyller kravene i regelverket, kan Arbeidstilsynet kreve at virksomheten gjør egenkontroll, målinger osv.

Da må dere begrunne hvorfor Arbeidstilsynet likevel bør akseptere de avvikende løsningene.

Dere må dokumentere og beskrive de bygningsmessige løsningene slik at vi kan sammenstille dem med planene og vurdere om arbeidsmiljøet blir tilrettelagt i tråd med kravene.

På basis av dokumentasjonen vil vi vurdere de planlagte løsningene.

Hvis dere planlegger med løsninger som ikke lar seg dokumentere fullt ut på søketidspunktet, skal dere beskrive dem så langt det er mulig.

På basis av beskrivelsene vil vi saksbehandle søknaden og vurdere de planlagte løsningene.

Hvis leietakerne er ukjente på søknadstidspunktet, må dere dokumentere at de grunnleggende forutsetningene for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø er ivaretatt ut fra den planlagte typen næring i bygget.

I slike tilfeller kan Arbeidstilsynet kreve at søker og/eller leietakere sender inn tilleggsinformasjon på et senere tidspunkt. Tilleggsinformasjonen må dokumentere at lokalene er tilpasset den faktiske virksomheten og arbeidsoppgavene til de planlagte leietakerne.

Arbeidstilsynet kan etterkontrollere om det er samsvar mellom egenerklæringen og den dokumentasjonen vi har mottatt. Hvis vi avdekker mangler i den innsendte dokumentasjonen, vil dere få brev med veiledning og mulighet til å sende inn reviderte planer.

Vi kan også kontrollere om det ferdigstilte tiltaket er i samsvar med kravene. Det kan vi gjøre når kommunen har gitt midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest.

Hvis vi avdekker avvik mellom kravene og det ferdigstilte tiltaket, kan vi gi pålegg om å rette opp forhold som ikke er i tråd med kravene. Normalt vil det koste vesentlig mer å rette opp feil etter at et tiltak er ferdigstilt, enn å planlegge for et godt arbeidsmiljø i forkant.

Les mer om tilsyn og reaksjoner